TERMES DE REFERENCE
Recrutement d'un Cabinet de consultance/Bureau d'Etudes/Consultant
Pour la réalisation de l'Audit Organisationnel du Programme National de lutte contre le Paludisme (PNLP) - RDC
Contexte Le paludisme constitue un problème majeur de santé publique en République Démocratique du Congo (RDC). En effet, le Nigeria et la RDC comptent, à eux seuls ; pour plus de 40% de décès attribués au paludisme rapportés dans le monde par l'Organisation Mondiale de la Santé dans son Rapport Mondial sur le Paludisme 2012. Par ailleurs, l'enquête en grappe à indicateurs multiples (MICS) 2010 en RDC a révélé que 27% d'enfants de moins de 5 ans ont eu la fièvre au cours des deux semaines précédant l'enquête. En 2012, 9.128.398 cas suspects de paludisme ont été notifiés, qui représentaient 37,7% de l'ensemble de nouveaux cas reçus en consultation externe dans les services de santé et 21.601 décès, soit 32,6% de décès hospitaliers.
Le Programme National de Lutte contre le Paludisme (PNLP) dispose d'un plan stratégique pour la période 2013 – 2015 qui est aligné au Plan National de Développement Sanitaire (PNDS). Il bénéficie d'un engagement politique au plus haut niveau qui se traduit par l'inscription de son budget dans la Nomenclature du Budget national, du partenariat élargi et par l'affectation d'équipes dédiées exclusivement à la lutte contre le paludisme au niveau de toutes les provinces. Toutefois, compte tenu des efforts requis pour l'atteinte d'une couverture universelle des interventions, les défis suivants méritent d'être soulignés, notamment : une faible contribution financière du gouvernement au budget de la santé y compris la lutte contre le paludisme, un faible leadership du PNLP pour la mise en œuvre et le suivi de la stratégie nationale, une faible cohésion de l'équipe de l'unité de coordination du PNLP, un effectif pléthorique et inadéquat, une insuffisance de communication au sein de l'équipe de coordination, un faible cadre de coordination entre le PNLP et les partenaires, une faible implication du secteur privé/entreprises dans la lutte contre le paludisme et une démotivation du personnel liée notamment aux irrégularités et faible niveau des salaires et des primes à tous les niveaux. Afin de permettre au PNLP de mieux assumer ses fonctions et répondre à son mandat, la Revue des Performances du Programme (RPP) réalisée en novembre 2012, a recommandé, entre autres, que soit mené un audit institutionnel et organisationnel du PNLP à moyen terme, c'est-à-dire dans les 6 mois, conformément à la nouvelle réforme du système de santé en RDC, afin d'améliorer le fonctionnement et le leadership du PNLP. Ceci devrait passer par: - la réorganisation de l'unité de coordination du PNLP
- l'affectation du personnel selon l'organigramme, les profils déterminés à travers un processus compétitif et les besoins du PNLP
- le renforcement des effectifs et de la qualité des équipes décentralisées au niveau des provinces afin de mieux suivre la mise en œuvre des interventions au niveau opérationnel.
C'est ainsi que le Ministre de la Santé soutient la réalisation de l'audit organisationnel du PNLP, qui en confie le mandat d'organisation au projet President's Malaria Initiative – Expansion Project in DRC (PMI-EP) avec le financement de l'USAID. Objectif L'objectif général de cette activité est d'évaluer la capacité organisationnelle du PNLP à coordonner efficacement les interventions du programme et créer les conditions essentielles pour atteindre les objectifs fixés par la stratégie nationale de lutte contre le paludisme dans le contexte de la reforme du Ministère de la Santé. Objectifs spécifiques L'audit du PNLP vise plus spécifiquement de : - Décrire l'organisation structurelle actuelle du PNLP, aussi bien au niveau national que provincial, et analyser sa fonctionnalité
- Identifier et analyser les forces du PNLP qui lui ont permis de mettre en place le cadre stratégique du programme et de mettre en œuvre la politique de lutte contre le paludisme du Ministère de la Santé
- Identifier et analyser les faiblesses organisationnelles qui freineraient ou entraveraient l'accomplissement de la mission assignée au PNLP
- Proposer une forme d'organisation plus adaptée au contexte actuel de la vision d'une RDC émergente sans paludisme, et prenant en compte la reforme en cours du Ministère de la Santé et les leçons tirées de la mise en œuvre des plans stratégiques précédents
- Formuler des recommandations pour un fonctionnement optimal du PNLP pour une amélioration des procédures de gestion
- Elaborer une feuille de route pour la mise en œuvre des actions correctrices.
Livrables attendus - Un nouvel organigramme du PNLP, plus adapté à ses missions et au contexte actuel de la reforme du Ministère de la Santé, est produit
- Un projet d'arrêté pour la révision des cadres de coordination du programme est proposé
- Une feuille de route pour la mise en œuvre des actions correctrices est disponible
- Un rapport d'audit, incluant les modalités de renforcement durable des capacités techniques et managériales du PNLP et les coûts y afférent, est disponible.
Principales taches à accomplir - Analyser les missions du PNLP, décrire les évolutions depuis l'époque du premier plan stratégique 2002-2006 à nos jours et voir dans quelle mesure ces missions sont toujours compatibles avec le nouveau contexte du PNLP
- Analyser le processus d'instauration d'un leadership efficace et de proposer des actions d'amélioration
- Revisiter la mission assignée au PLNP et évaluer la compréhension qu'en a le personnel
- Revisiter la structure organisationnelle du PNLP : organisation des services, relations fonctionnelles entre les divisions et avec la direction, entre les services provinciaux et la direction nationale, entre le PNLP et les autres structures du Ministère qui participent à la lutte contre le paludisme, entre le PNLP et les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) intervenant dans le domaine de la lutte contre le paludisme (en identifiant les points communs, les différences, les sources de conflits, l'adéquation avec la mission assignée au PNLP…)
- Etudier les descriptions de postes au niveau du programme et analyser leur adéquation avec la mission assignée au programme
- Analyser la façon dont les différentes fonctions sont assurées au sein du programme et l'adéquation des profils des titulaires avec les fonctions à eux dévolues
- Analyser les modes successifs d'organisation qui ont été mis en place en termes de cohérence avec les missions du moment, identifier les points forts et les points faibles en s'inspirant notamment d'autres exemples d'autres organisations au niveau national ou sous régional ayant le même but
- Décrire l'évolution des effectifs et analyser les facteurs qui ont joué dans cette évolution et vérifier si elles ont été influencées notamment par l'introduction de nouvelles initiatives de lutte contre le paludisme
- Analyser les procédures de gestion utilisées par le PNLP et identifier les contraintes rencontrées notamment avec la multiplicité des PTF.
Expertise requise L'accomplissement de la présente mission nécessite les services d'un cabinet de consultance/Bureau d'Etudes/Consultant/équipe de consultants indépendants. A ce titre, ils devront disposer de profils de ressources humaines suivants : - Un spécialiste en management ou gestion organisationnelle justifiant d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans et ayant déjà effectué des travaux similaires
- Un spécialiste en gestion des programmes de santé avec une connaissance en gestion administrative et justifiant d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans et ayant déjà effectué des travaux similaires.
Méthodologie Le consultant proposera la méthodologie qui lui permettra d'atteindre les objectifs de cette mission et fournira des explications sur le lien entre cette méthodologie et les objectifs assignés à cette mission. Documents de référence - Le Plan National de Développement Sanitaire pour situer le Programme National de Lutte contre le Paludisme par rapport aux objectifs globaux de santé de la RDC
- Les différents plans stratégiques nationaux de lutte contre le paludisme et les différents documents de politique y relatifs
- Le rapport de la Revue des Performances du Programme et son aide-mémoire
- Les documents relatifs à la réforme du Ministère de la Santé en cours
- L'organigramme actuel du Ministère de la Santé ainsi que celui du PNLP
- Tout autre document jugé nécessaire par le(s) consultant(s)
Durée de la consultation et autres aspects contractuels La consultation est prévue pour une période de 30 jours calendrier. L'audit devra être réalisé et le système d'accompagnement du PNLP pour le renforcement des capacités mis en place dans les six mois à venir. Le calendrier détaillé sera élaboré par le consultant chargé de la mission et soumis au PNLP pour approbation. Au 21ème jour de la consultance, le consultant présentera les résultats préliminaires de l'audit aux membres du cabinet du Ministère de la Santé, au cours d'une réunion qui impliquera le PNLP et ses partenaires. Le consultant intégrera les commentaires et observations des membres du cabinet du Ministère et des autres acteurs et partenaires du PNLP et soumettra un rapport final. DOCUMENTS A SOUMETTRE : - Un Curriculum Vitae (CV) de trois (3) pages maximum, focalisé sur la nature des présents TDRs et du travail demandé
- Les copies des résumés – trois (3) pages maximum chacun, de deux à trois travaux similaires réalisés dans le passé pour un programme national de santé
- Les coordonnées de trois personnes de référence : Prénom, nom et Postnom, fonction/occupation, adresse physique, n° de téléphone, courriel
- La méthodologie de travail proposée, ainsi que le plan de travail détaillé et budgétisé
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